Tempo ou Temporal?

Quem sabe definir com exatidão a forma correta e saudável de utilizar o tempo?

Somando as 24 horas do dia, não parece possível juntar o sono necessário às refeições bem mastigadas, praticar exercícios físicos e uma boa leitura, informar-se sobre as notícias, dedicar tempo à família e amigos, tomar aquele banho e... a, sim! Trabalhar de 8 a 12 horas.

E não há nada melhor para gerenciar o tempo do que passar por alguns contratempos no início da carreira.

Esse assunto me instigou por dois motivos: O primeiro foi participar de um curso de Gerenciamento Pessoal ministrado por uma empresa especializada, a Tríade do Tempo. O segundo motivo veio à tona logo depois, quando participei de um projeto do RH da minha empresa onde apontaram como tópico principal das próximas ações da área de Recursos Humanos a melhor administração do tempo dos profissionais.

É divertido constatar que todas as empresas hoje competem com mais adversários do que imaginam para garantir a integridade física e mental de seus funcionários. Isso por que, além da demanda usual de trabalho de cada área e de todas as necessidades já citadas acima, precisamos considerar o trânsito das grandes cidades, a velocidade das informações, a dificuldade de concentração que arrasa cérebros no ambiente corporativo e o fato de que as pessoas têm o péssimo habito de ficarem doentes, serem convocadas para enterros e reuniões distantes e tirar férias.

Por todos estes motivos já é complicado manejar o tempo, aí então basta somarmos a necessidade de especialização, com estagiários fazendo faculdade, analistas na pós-graduação, gerentes no MBA...

A constatação mais dura é que a empresa pode ser maleável, os diretores podem liberar manhãs ou tardes para os funcionários cuidarem de assuntos pessoais ou fazer sua ginástica, porém a conclusão a que se chega depois de certo tempo é que ele mesmo, o tempo, tem que ser administrado individualmente.

E foi esta a constatação que chegamos ao término de nossa análise do projeto de RH. A empresa pode dar mais ou menos liberdade, criar barreiras para o profissional que decide fazer a “sessão coruja” no escritório toda semana e até dar a tarde livre na sexta-feira, mas o que resolve mesmo é cada um se planejar.

Por isso vamos a algumas dicas que podem ser úteis e que foram mescladas do curso ministrado pelo Christian Barbosa, da Tríade do Tempo (pesquisem a respeito no site, realmente vale à pena!), conclusões do nosso plano de RH e de muitas cabeçadas que dei ao entrar numa multinacional e enfiar o pé na jaca diversas vezes por descontrole das atividades:

1-) Agenda. Não fuja dela!

É custoso, demanda um pouco de tempo, tem jeito de ser muito chato e o melhor mesmo deve ser virar logo diretor para uma secretária cuidar dela para você. Porém, até lá, é necessário sim fazer uma agenda organizada. Se não tiver muita habilidade com aquelas cheias de calendários, fases da lua e dias da semana em 7 línguas, opte pelo caderno comum ou pelo Outlook.
Algumas dicas de como administrar uma agenda:

- Ao chegar ao escritório de manhã, avalie o status das atividades do dia anterior. Passe a limpo no dia de hoje tudo o que faltou e acrescente as demandas do dia.
- Não anote apenas os tópicos das atividades, marque também o tempo que você acredita que a execução de cada uma delas tomará em sua jornada diária.
- Não se iluda! Ninguém consegue executar mais de 5 horas de trabalho por dia. Por isso, ao marcar ao lado de cada tarefa o tempo estimado de execução, contabilize até somar 5 horas. A partir daí comece a anotar as demais tarefas no dia seguinte.
- Inicie seu trabalho pelas tarefas que tomarão menos tempo (menos de 20 minutos) e tire-as do caminho rapidamente, logo no primeiro horário.
- Divida suas tarefas em “Importantes” e “Urgentes”. Tarefas Importantes são aquelas que aprimorarão seu trabalho ou que trarão benefícios para a empresa e para você. As Urgentes são aquelas que já deveriam ter sido feitas, seja por descontrole ou por que chegaram de última hora. Apesar de estranho, o correto é executar primeiro o que é Importante, pois estes são exercícios nos quais realmente vale a pena investir o precioso tempo para que retornem em forma de benefícios e de forma alguma devem ser deixados de lado para que não se tornem Urgentes! As urgências devem ser resolvidas depois e, se possível, de preferência, delegadas.
- Antes de iniciar uma tarefa Importante, demande algum tempo compreendendo qual é o seu objetivo. Isso vai ajudá-lo(a) a cometer menos erros, procurar as pessoas certas em caso de dúvidas e ter mais idéias brilhantes durante o trabalho. Anote também em sua agenda o objetivo e as novas idéias relacionadas à tarefa, assim ela se tornará uma rica fonte de boas idéias!

2-) Reuniões. Dá para fugir delas?

- Esta reunião é mesmo necessária? Para responder a esta pergunta, responda primeiro: Esta reunião nos levará a alguma solução? Se a resposta for não, não marque. Busque alternativas mais diretas para solucionar o problema.
- E se tiver que desmarcá-la, por favor, faça com antecedência e avise a todos!
- Dê a si mesmo e aos outros o privilégio da convocação para a reunião com, no mínimo, dois dias de antecedência para que todos possam planejar os materiais e revisar a pauta, inclusive você.
- Já montou seu PowerPoint? Ótimo, então reveja-o. É possível que você consiga excluir 2/3 dele!
- Está na hora da reunião? Então vá para a reunião. O tempo alheio também influencia em suas atividades. Sem contar que fazer os outros esperarem é uma tremenda falta de educação.

3-) E-mail. Ninguém consegue fugir dele?

- Esta é uma poderosa ferramenta quando está nas mãos certas. Então não se torne uma “mão errada”.
- Chegou ao escritório e já abriu o e-mail? Tente antes disso organizar seu dia e sua agenda, incluindo nela também os horários para olhar as mensagens eletrônicas. O ideal é que estes horários sejam, no máximo, três ao dia. Parece difícil, mas geralmente é mais produtivo.
- Se existir algo que possa ser explicado em duas linhas, não use três e, se possível, tente fazê-lo por telefone.
- Seja muito direto e sucinto ao colocar o assunto em seus e-mails.
- Assim que ler uma mensagem seu próximo passo deve ser um só: Apagá-la! Inclua a informação em sua agenda ou elimine a pendência imediatamente, mas na caixa de entrada ela não pode ficar.
- Se optar por utilizar o Outlook para ajudar a lembrar dos seus compromissos, ótimo! Mas certifique-se de que ele está alinhado com a sua agenda física, caso utilize os dois sistemas.
- Não perca seu tempo escrevendo um e-mail que pode ser substituído por uma conversa pessoal ou por uma ligação telefônica, para que seu colega não perca tempo lendo e respondendo da mesma forma.
- Seja senhor da sua história. Se não for estritamente necessário enviá-lo apague o histórico das mensagens e evite que pessoas erradas leiam comentários inconvenientes ou percam tempo com informações sem importância.

Por fim, organizar-se é fundamental para utilizar melhor o dia. Só assim é possível garantir algum tempo para sair do processual e tornar-se estratégico.

Uma última dica: Reserve um tempo para ter boas idéias. Elas podem surgir no banho, mas apenas se sua mente estiver descansada o suficiente para isso.

E vale lembrar o que disse Beth Conny: “Se você não tomar o controle da sua vida, não reclame quando outros fizerem!”