No Trânsito da Informação

Enviar, receber, receber e enviar informações. Este é o dia a dia dos executivos modernos pelo mundo.

É comum ouvirmos reclamações a respeito do imenso número de informações com que lidamos todos os dias. Temos a impressão de que estamos atrasados todo tempo, pois antes mesmo de chegarmos ao escritório já existem dezenas de e-mails no correio-eletrônico e outra dezena de mensagens na caixa postal, fora os recados do chefe e os papeizinhos sobre a mesa.

Nada realmente novo sobre o assunto. Esse é o momento que vivemos, com o tráfego de informações em sua forma mais dinâmica, aprimorando-se a cada segundo. Porém, como fazer para o trânsito da informação não se transformar num engarrafamento?

Um bom começo é refletir sobre a real função da informação. É importante ter em mente que elas são ferramentas, não objetivos. Por isso, checar e-mails e torpedos no celular a cada 5 minutos está fora de cogitação. Preferir enviar uma mensagem escrita para explicar algo que pode ser resolvido em menos de 2 minutos pelo telefone nem pensar!

Outro um colega do trabalho me falou sobre uma clínica de desintoxicação para usuários do BlackBerry. É sério! As pessoas se internam para “reaprender” a viver sem o aparelho.

É por essas e por outras que vale à pena seguir algumas dicas para não se perder nesse lado obscuro da modernidade.

Em primeiro lugar, ao receber informações, classifique-as nestes três grupos:

1-) Informações essenciais: São aquelas que possuem maior relevância para a conclusão de algum objetivo. Dados que precisam ser analisados para um relatório importante, que serão utilizadas numa negociação ou das quais outras pessoas dependem para resolver um problema que influencie o andamento de um projeto. Elas servem basicamente para a tomada de decisões.

Para trabalhar estas informações, perca algum tempo. Ao recebê-las, consulte outras fontes para certificar-se de sua veracidade, colha opiniões e reflita sobre elas, pois provavelmente se tornarão muito eficientes na solução de problemas ou tomada de decisções. Essas são as informações com as quais devemos desprender mais tempo e dedicação.


2-) Informações para conhecimento: Ao receber uma informação para conhecimento você irá armazená-la para uso futuro ou apenas por interesse pessoal. São informações importantes, mas que não precisam ser divulgadas ou que não são essenciais para o andamento de projetos ou para alcançar objetivos imediatos.

Esse tipo de informação é muito parecida com aquela que recebemos durante os estudos ou em momentos de lazer. Podem não ser necessárias imediatamente mas ajudarão na formulação de alguma idéia, a responder uma pergunta importante à médio ou longo prazos ou simplesmente conquistar satisfação pessoal. A melhor solução para elas é armazenar.
Algumas pessoas utilizam agendas, outras preferem salvar num pendrive ou até escrever num papelzinho que ficará pendurado em algum lugar, mas o importante é não ocupar espaço na sua cabeça, pois tratam-se de informações mais detalhadas que merecem mais cuidado para não serem esquecidas. Ao armazená-las, faça de maneira prática e que seja fácil para acessar quando necessário. De nada vale um bom livro se fica guardado no fundo da estante... e isso serve para e-mails, atas de reuniões e planilhas do Excel também.

3-) Informações corriqueiras: As informações trocadas no dia a dia e que não precisam ser armazenadas ou processada, pois você é capaz de dar uma solução imediata para elas. Não necessitam de um fluxo para se transformarem numa ação, pois sua função é imediata. Nesse grupo consideramos aqueles e-mails que podem ser respondidos sem consultar qualquer outra fonte ou assuntos que podem ser resolvidos com um telefonema. Resumindo, são informações sobre as quais você tem total autonomia para responder sem consultar outras fontes.

Livre-se delas assim que possível! Estas informações devem respeitar a velocidade e fluidez com que chegam até você. Para isso não é necessário tomar todas as decisões imediatamente, pelo contrário, o ideal é descartar ou delegar para alguém sempre que possível. Sua mente deve ter muito espaço para tomar decisões importantes e isso não deve ser atrapalhado por um mundo de pequenos problemas. Resolva-os da forma mais veloz. Para isso, esqueça a arte de enviar um e-mail de 50 linhas para responder ao famoso “Onde vamos almoçar hoje?”. Seja rápido, direto e quando não tiver uma resposta simples peça para seu colega escolher, delegue.

Agora que já organizamos as informações recebidas, o assunto é transmitir. Nesse caso a coisa muda de figura.

É natural imaginar que devemos distribuir informações com melhor qualidade do que quando as recebemos. Esse é o ideal, mas não obrigatóriamente ela tem que sair em maior quantidade ou ser enviada para diversas pessoas ao mesmo tempo!

Para transmitir informações de maneira objetiva e eficaz, utilize os seguintes critérios:

1-) Qualifique a informação: Ao recebe-la, avalie seu grau de importância como Essencial, Para Conhecimento ou Corriqueira. Será que esta informação merece mesmo mais do que 5 minutos de atenção? É importante o suficiente para que eu perca meu tempo escrevendo um comunicado ou pode ser transmitida por telefone em menos de 2 minutos para quem realmente precisa dela?

2-) Defina a utilidade da informação: Isso o ajudará a identificar quem serão as pessoas certas para recebê-la e a evitar gasto de energia na hora de formulá-la. Será mesmo útil enviar esta informação para meu colega? Antes de escrever um relatório sobre o desempenho da empresa não seria melhor perguntar se o destinatário não possui estes dados ou se o departamento financeiro não tem um relatório pronto?
Para esta etapa vale também a regra de classificação: Essencial, Para Conhecimento e Corriqueira. Nesta mesma ordem, o gasto de energia que você deve ter para com sua produção e envio seguirá os mesmo critérios do recebimento.

3-) Selecione o público: Enviar um informação para todos esperando atingir quem realmente precisa recebê-la não é inteligente e deteriora sua credibilidade. Primeiramente analise quem são as pessoas que realmente necessitam ou que transmitirão os dados para grupos e equipes que poderão aproveitá-la, tornando-a mais efetiva. Isso também valoriza o seu trabalho, já que as pessoas que o receberem terão real interesse e darão continuidade ao seu esforço.

4-) Priorize os fatos: Não espere que seus colegas leiam um e-mail ou comunicado com mais de dez linhas sobre algo muito simples e fiquem felizes com isso. Explicações muito longas implicam em falta de tempo e paciência para a leitura. Tenha sempre em mente que priorizando os fatos é mais fácil evitar erros. Seja por e-mail, telefone ou numa propaganda de televisão, a atenção das pessoas diminui ao longo do tempo. Logo, é importante priorizar os fatos e escrever da forma mais sucinta possível.

A dica de ouro para trabalhar com as informações é muito simples: tenha respeito pelo próximo.

Parece simples demais, mas aplicar as regras da educação para o trânsito das informações é a forma mais segura de evitar desentendimentos, chateações, invasão e perda do tempo alheio.
Trate com cuidado suas palavras, pois cada informação que sai de suas mãos leva consigo a responsabilidade de representar suas idéias. Por isso, o histórico de um simples e-mail contendo uma grande bobagem escrita por outra pessoa passa a ser também de sua responsabilidade à partir do momento que você passa esta informação para frente.

Zele pela sua imagem, tenha cuidado com suas palavras e torne-se dono se sua própria história. Já dizia Thomas Jefferson numa de suas citações de que mais gosto: “Um dos talentos mais valiosos que existe é o de nunca usar duas palavras quando basta uma”.