Muito prazer, Reunião

Na última semana fiz uma viagem para o Rio de Janeiro com o intuito de angariar contatos para nossa agência. Para tal, marquei antecipadamente três reuniões com focos distintos:

Primeira reunião: Analisar e fechar um acordo de locação de espaço para nossos eventos na cidade;

Segunda reunião: Uma conversa informal, num bar com direito à chopp, com alguém que administra um grande Clube de Comunicadores, algo muito interessante na estratégia de expansão dos nossos contatos no Estado;

Terceira reunião: A ser realizada numa empresa de comunicação muito importante não apenas no Rio de Janeiro, mas em todo o Brasil, para avaliar uma possível parceria inicial na região.

Alguns detalhes em comum das três reuniões são: Eu não conhecia nenhuma das pessoas com quem falaria, não levei material pronto além de um PowerPoint e muito discurso sobre a agência.bit e todos os contatos partiram da minha necessidade, ou seja, quem pediu cada uma dessas reuniões fui eu e não a outra parte.
Do momento em que parti de viagem até a hora da minha primeira reunião uma dúvida rodava a minha mente: O que essas pessoas esperam da reunião?
Minha resposta mais óbvia: Apenas esperam que aconteça.
Pensando nisso resolvi desenvolver um Plano de Ação... na verdade chamei de Plano de Assunto. E para desenvolver este plano, me baseei em duas verdades muito famosas, sendo a primeira de Steve Jobs:

“As pessoas não sabem o que querem até você mostrar a elas.”

E a segunda, de Herb Coen, que é mais ou menos assim:

“A melhor negociação não é aquela onde você suga tudo o que quer da outra parte, mas aquela em que ambas as partes tiram proveito do que necessitam em comum acordo e benefício”.

E para seguir a risca estes conceitos iniciei meu Plano de Assunto definindo meus objetivos naquelas três reuniões.

Primeira reunião: Conquistar a melhor negociação para utilização do espaço de eventos (se o espaço for ideal) e possível parceria para as próximas ações da agência.bit;

Segunda reunião: Conquistar uma parceria importante com o Clube da Comunicação do Rio, com efetiva entrada neste circulo, em benefício da expansão da agência.bit na cidade;

Terceira reunião: Criar uma relação de parceria com a empresa de comunicação para que nosso marketing tenha voz e embasamento na região.

Porém, segundo o conceito de Herb Coen, era importante também definir quais seriam os benefícios de cada uma das outras partes em me receber.

Primeira reunião: Alugar o espaço de eventos deles para nós, primeiramente. Depois conquistar nossa preferência como clientes;

Segunda reunião: Por se tratar de um clube da comunicação sem fins lucrativos, a conquista de voluntários ativos que possam contribuir de verdade para o grupo costuma ser valiosa, além de mais contatos em outros estados.

Terceira reunião: Não há objetivos específicos, o que torna minha “venda” mais complexa. Por isso estipulei como objetivo deles pesquisar soluções de interesse para o seu trabalho e/ou conquistar mais parceiros que possa alavancar a notoriedade da empresa, por se tratar de uma empresa de comunicação.

Ok, objetivos estipulados. Agora como poderei vender estes objetivos para as pessoas com quem falarei? Como chegar para alguém com quem você esbarra na rua e convencer esta pessoa de que seria bom para ela te conhecer e gastar tempo com você?
Para isso entra em ação a máxima do gênio Steve Jobs: Tenho que fazer com que essas pessoas se interessem por algum assunto, seja ele meu, da empresa, das nossas atividades, tanto faz, desde que não percamos o foco dos nossos objetivos.
O importante é conquistar uma única coisa capaz de fazer com que os muros da pressa e da irrelevância se despedacem: CONFIANÇA.

Então vamos voltar à história do encontrão no meio da rua:

Você está andando pela rua (ou pela Internet), quando esbarra em alguém que lhe chama a atenção. A atitude correta seria falar algo que vier à cabeça?
- Oi! Que bom que nos esbarramos! Essa é uma grande oportunidade para nós dois...
Acho que não.
- Puxa vida, que desastrado que eu sou! Desculpe, mas estou com pressa e não vi você...
Está bem. A pessoa não tem interesse no seu papo.

Porém, se você prestar alguma ajuda à pessoa demonstrando que não quer fazer mal algum talvez - repito, talvez - você tenha alguma chance de chamar a atenção da outra parte.
Explico: Você tirou esta pessoa da rotina por algum motivo e isso realmente é uma chance de contato. Porém é necessário que não haja qualquer ressentimento ou incômodo por isso e também que haja algum interesse entre ambas as partes para uma conversa posterior. Num encontrão você consegue isso nos primeiros quinze segundos de contato, numa reunião em quinze minutos. Caso contrário não adianta insistir.

Usei a mesma regra para as minhas reuniões. Estava tirando um grupo de pessoas da sua rotina apertada para investir um tempo escasso e precioso em uma conversa sem pauta e com um total estranho. As pessoas se perguntariam, ao entrar na sala de reunião, “o que este cara tem para mim?”

E se pararmos para pensar Steve Jobs e Herb Coen estavam certos quanto a dúvida dos meus interlocutores: “Será que este é mais um que vem me vender produtos que não quero ou há algo realmente interessante nessa visita?”

Para não restar dúvidas sobre a minha boa vontade para com estas pessoas dispostas a me receber, procurei encontrar detalhes de como deveria agir e o que deveria levar para as reuniões muito antes do seu início.

Ao marcar estas reuniões não perdi a oportunidade de fazer o primeiro contato com as pessoas com quem falaria. Não deixei esta etapa para a secretária, liguei e marquei pessoalmente as reuniões, com posterior confirmação por e-mail. Assim notei que:

No caso da empresa que alugaria o espaço para o evento, a pessoa com quem falei se mostrou bastante solícita e interessada em minha visita técnica. Se ofereceu para me receber juntamente com a outra pessoa encarregada de me mostrar o espaço, mesmo tendo uma reunião no mesmo horário. Depois trocamos alguns e-mails onde descobri que havia interesse também em nos ajudar com a divulgação e organização do trans-evento. Ponto importante saber que há interesse além do fornecimento do espaço.

No próximo contato para marcar a reunião com a responsável do Clube da Comunicação, notei que as respostas dos e-mails eram curtas e que não havia muito tempo na agenda para mim. Mas também notei a necessidade de um clima mais descontraído para a conversa, então que optamos por tomar um chopp na praia de Copacabana como local do encontro.

Quando falei com a responsável da empresa de comunicação, notei que a agenda estava ainda mais apertada, mas que havia muito interesse em trocar figurinhas sobre as empresas em si, não obrigatoriamente sobre nossos produtos e soluções em Marketing, que pareciam já ser assunto corrente para aquela empresa.

Resumindo o resultado de toda essa analise e seu desenrolar durante as reuniões:

Na primeira eu realmente era bem vindo não apenas como cliente do espaço de eventos, mas como alguém que gostaria de usar aquele espaço para operacionalizar minha empresa na cidade. Isso me deixou muito satisfeito e tranqüilo para usar mais do tempo disponível naquela oportunidade e entender se deveria agira apenas como cliente e fechar pacotes de negócios e benefícios no aluguel do espaço ou se poderia investir mais tempo numa parceria efetiva. Para isso eu fiz algo que acredito ser muito interessante quando as pessoas oferecem TEMPO numa reunião: Escutei muito.
Consegui boas propostas para aluguel do espaço, mas também entendi a situação da empresa, quais conexões poderiam nos ajudar a fazer para impulsionar nossos eventos e qual o nível de segurança que me transmitiriam para que atuassem ou não efetivamente na organização do evento.

Na reunião com a representante do Clube da Comunicação, notei que aquele chopp na praia não se tratava apenas de um ambiente descontraído para conversar, mas de um pedido de ajuda para sair um pouco do ambiente de trabalho e respirar. Não tive dúvida e, depois de uma breve apresentação protocolar da empresa, me dispus a escutar bastante sobre como funciona o Clube da Comunicação e como poderíamos participar efetivamente dele para que não ofendêssemos o código de postura apenas enviando nossa publicidade, mas trazendo também idéias e informações. Com isso ganhei confiança para atuar no clube e iniciar algumas atividades em conjunto com a nossa empresa. Além de, é claro, permitir que aquele chopp fizesse seu papel e trouxesse uns minutos de tranqüilidade para minha nova colega. A partir daí também definimos alguns eventos em conjunto e fechamos a formulação de uma parceria.

Em minha última reunião me apresentei como alguém que realmente não gostaria de atrapalhar a agenda agitada da empresa e, por isso, cumpri a promessa de uma conversa rápida, sem longas apresentações, mas com muito assunto de comum interesse que pudesse gerar outros contatos em breve. Neste caso é melhor não atrapalhar o dia da pessoa, apenas trocar cartões e Twitters, aceitar um copo d’água no lugar do cafezinho e trazer a tona assuntos que dêem bons ganchos para futuras conversas por e-mail ou telefone.
Foi o que aconteceu. E deixamos em aberto uma série de conversas possíveis para avaliarmos uma parceria de mútuo benefício em breve. E o próximo contato, por telefone, ainda nesta semana.

Assim conclui mais uma etapa do aprendizado como empresário-mirim e aproveitei para criar um método bastante prático de organizar minhas reuniões com clientes, parceiros e fornecedores.

E para finalizar montei também um PowerPoint, como material residual, com o resumo da empresa e das reuniões para envio posterior a cada um desses contatos. Assim evitei o único defeito dos grandes planos: Serem esquecidos antes de se tornarem grandes realizações.

Agora é mão na massa para transformar planos em ações, contatos em parcerias e investimentos em receita... de sucesso.